Come automatizzare la registrazione delle fatture fornitori in una fiduciaria

In una fiduciaria, la fine del mese assomiglia spesso alla stessa scena: pile di fatture fornitori da ricopiare nel software contabile, riga per riga. Un lavoro senza valore aggiunto, fonte di errori, che impegna collaboratori qualificati proprio quando sono più sollecitati.

La buona notizia: è anche uno dei compiti più facili da automatizzare. Ecco come procedere, concretamente.

1. Centralizzare l'arrivo dei giustificativi

Prima ancora dell'OCR, il primo guadagno viene dall'ordine. Finché i clienti inviano i giustificativi via e-mail, WhatsApp, posta o chiavetta USB, qualcuno deve smistarli a mano.

La soluzione è un punto d'ingresso unico per cliente: un indirizzo e-mail dedicato o una cartella condivisa. Ogni documento che arriva viene rinominato automaticamente, archiviato per cliente e per mese, ed è pronto per l'elaborazione.

2. Estrarre i dati con l'OCR

Il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) legge la fattura ed estrae le informazioni utili:

• il fornitore e il suo numero IDI
• la data e il numero della fattura
• gli importi al netto, IVA e lordi
• l'IBAN o il riferimento QR per il pagamento

Gli strumenti attuali riconoscono molto bene le fatture QR svizzere, che contengono già i dati essenziali in forma strutturata. Per gli altri formati, l'estrazione migliora con le fatture dello stesso fornitore.

3. Mantenere una fase di validazione

Automatizzare non significa perdere il controllo. I dati estratti vengono presentati al collaboratore per validazione prima della contabilizzazione: verifica in pochi secondi invece di ricopiare tutto.

I casi incerti (importo illeggibile, fornitore sconosciuto) vengono segnalati automaticamente. Il tempo umano si concentra dove è davvero utile.

4. Pre-imputare e inviare al software contabile

Una volta validata, la fattura viene inviata al software contabile che usate già: Bexio, Abacus, Banana o Sage. Per i fornitori ricorrenti, il conto di costo e il codice IVA possono essere proposti automaticamente in base allo storico.

Non serve cambiare software: l'automazione si collega ai vostri strumenti esistenti.

5. Sollecitare automaticamente i giustificativi mancanti

L'ultimo anello spesso dimenticato: i giustificativi che non arrivano mai. Confrontando gli estratti bancari con i documenti ricevuti, il sistema identifica le transazioni senza giustificativo e invia un sollecito cortese al cliente, senza il vostro intervento.

Da dove cominciare?

Non serve automatizzare tutto in una volta. La strada più redditizia è partire dai clienti con più documenti, misurare il tempo risparmiato e poi estendere gradualmente.

Atech accompagna le fiduciarie della Svizzera romanda in questo percorso: un audit gratuito di 20 minuti permette di individuare cosa si può automatizzare da voi e con quali strumenti.