Fristenkontrolle in der Anwaltskanzlei: nie wieder eine Frist verpassen
· 1 Min. Lesezeit · Alec Jaccard
Eine verpasste Frist kann einen Prozess kosten und die Haftung der Kanzlei auslösen. So sichern Sie die Fristenkontrolle mit einfachen, automatisierten Tools.
In vielen Kanzleien beruht die Fristenkontrolle noch auf einer Papieragenda, einer Excel-Datei oder dem Gedächtnis einer erfahrenen Assistentin. Das funktioniert… bis jemand abwesend ist, ein Brief falsch abgelegt wird oder zwei Fristen in dieselbe Woche fallen.
Für die Automatisierung braucht es keine teure Software. Es geht vor allem darum, einige verlässliche Regeln einzuführen.
1. Ein einziger Ort für alle Fristen
Erstes Prinzip: Jede Frist wird nur einmal erfasst, in einem zentralen Register, das mit dem Mandat verknüpft ist. Dieses Register speist automatisch die Outlook- oder Google-Kalender der verantwortlichen Anwältin und ihrer Assistenz.
Schluss mit Fristen, die an drei Orten notiert sind und irgendwann voneinander abweichen.
2. Fälligkeiten automatisch berechnen
Ausgehend vom Zustellungsdatum und der Art der Handlung lässt sich die Fälligkeit automatisch berechnen, unter Berücksichtigung von Wochenenden und Feiertagen. Die rechtliche Verantwortung bleibt beim Anwalt, aber das Tool schlägt ein Datum vor und markiert Sonderfälle zur Prüfung.
3. Gestaffelte Erinnerungen
Eine einzige Erinnerung am Vortag reicht nicht. Ein gutes System sendet mehrere Warnungen:
- eine erste Erinnerung einige Wochen vor Ablauf
- eine zweite eine Woche vorher
- eine Warnung am Vortag, auch an eine Stellvertretung
- eine sofortige Meldung, wenn eine Frist nicht als erledigt markiert wurde
4. Das Vier-Augen-Prinzip
Jede neu erfasste Frist kann von einer zweiten Person bestätigt werden. Viele Berufshaftpflichtversicherer empfehlen diese Praxis, und die Automatisierung macht sie im Alltag fast unsichtbar.
5. Ein Überblick für die Kanzlei
Ein Dashboard zeigt die Fristen der nächsten Wochen nach Anwalt und Mandat. Bei unvorhergesehener Abwesenheit sieht die Partnerin sofort, was übernommen werden muss.
Und die Vertraulichkeit?
Kanzleidaten unterliegen dem Berufsgeheimnis. Hosting (in der Schweiz oder in einer DSG-konformen Umgebung) und Zugriffsrechte müssen sorgfältig gewählt werden. Atech behandelt diesen Punkt bereits im kostenlosen Audit, vor jeder Umsetzung.