Bexio mit dem CRM verbinden: Schluss mit Doppelerfassung zwischen Verkauf und Buchhaltung

Eine sehr häufige Situation in KMU: Der Verkauf wird in einem CRM verfolgt, Fakturierung und Buchhaltung in Bexio. Dazwischen kopiert jemand neue Kunden, Adressen und angenommene Offerten. Das kostet Zeit, und die Daten stimmen nie ganz überein.

Bexio bietet eine API, die meisten CRM ebenfalls. Es ist also möglich, beide zusammenarbeiten zu lassen.

1. Das führende System pro Datenart festlegen

Vor jeder Verbindung muss klar sein, welches System massgebend ist. Typischerweise:

• Kontakte und Interessenten entstehen im CRM
• ein Kunde, der unterschreibt, wird automatisch in Bexio angelegt
• Rechnungen und Zahlungen bleiben in Bexio
• der Zahlungsstatus wird ins CRM zurückgespielt

Diese Regel verhindert Konflikte und Duplikate.

2. Kontakte synchronisieren

Wenn eine Opportunity im CRM auf «gewonnen» wechselt, wird der Kunde in Bexio mit korrekter Adresse, Sprache und Zahlungsbedingungen angelegt oder aktualisiert. Keine Kundenkarte mehr von Hand erfassen.

3. Von der Offerte zur Rechnung

Produkte und Beträge des abgeschlossenen Geschäfts können automatisch eine Offerte oder einen Rechnungsentwurf in Bexio erzeugen. Die Buchhaltung prüft und versendet, ohne Positionen abzutippen.

4. Zahlungen zurückmelden

Wird eine Rechnung in Bexio bezahlt, erscheint diese Information im CRM. Der Verkauf weiss sofort, ob der Kunde à jour ist, bevor er ihn für ein neues Geschäft kontaktiert.

Mit welchen Tools?

Für einfache Fälle genügen Plattformen wie Make oder n8n. Für komplexere Regeln oder grössere Volumen ist ein kleiner massgeschneiderter Connector zuverlässiger und leichter zu warten.

Atech entwickelt solche Verbindungen zwischen Bexio und den Tools Ihres KMU. Das kostenlose Audit hilft, Ihre Datenflüsse zu erfassen und den einfachsten Ansatz zu wählen.