Wie man die Erfassung von Lieferantenrechnungen im Treuhandbüro automatisiert

Im Treuhandbüro sieht das Monatsende oft gleich aus: Stapel von Lieferantenrechnungen, die Zeile für Zeile in die Buchhaltung übertragen werden. Eine Arbeit ohne Mehrwert, fehleranfällig, die qualifizierte Mitarbeitende genau dann bindet, wenn sie am meisten gefordert sind.

Die gute Nachricht: Es ist auch eine der am einfachsten zu automatisierenden Aufgaben. So gehen Sie konkret vor.

1. Den Eingang der Belege zentralisieren

Noch vor der OCR kommt der erste Gewinn aus Ordnung. Solange Kunden ihre Belege per E-Mail, WhatsApp, Post oder USB-Stick senden, muss jemand sie von Hand sortieren.

Die Lösung ist ein zentraler Eingang pro Kunde: eine eigene E-Mail-Adresse oder ein geteilter Ordner. Jeder eingehende Beleg wird automatisch umbenannt, nach Kunde und Monat abgelegt und ist bereit zur Verarbeitung.

2. Daten per OCR extrahieren

Die Texterkennung (OCR) liest die Rechnung und extrahiert die nützlichen Informationen:

• Lieferant und UID-Nummer
• Datum und Rechnungsnummer
• Beträge exkl. MWST, MWST und inkl. MWST
• IBAN oder QR-Referenz für die Zahlung

Aktuelle Tools erkennen Schweizer QR-Rechnungen sehr gut, da diese die wichtigsten Daten bereits strukturiert enthalten. Bei anderen Formaten verbessert sich die Erfassung mit jeder Rechnung desselben Lieferanten.

3. Einen Freigabeschritt beibehalten

Automatisieren heisst nicht, die Kontrolle abzugeben. Die extrahierten Daten werden vor der Verbuchung zur Freigabe angezeigt: Die Mitarbeitenden prüfen in Sekunden, statt alles abzutippen.

Unsichere Fälle (unleserlicher Betrag, unbekannter Lieferant) werden automatisch markiert. Die menschliche Zeit konzentriert sich dort, wo sie wirklich nützt.

4. Vorkontieren und an die Buchhaltung senden

Nach der Freigabe wird die Rechnung an Ihre bestehende Buchhaltungssoftware übermittelt: Bexio, Abacus, Banana oder Sage. Bei wiederkehrenden Lieferanten können Aufwandkonto und MWST-Code anhand der Historie automatisch vorgeschlagen werden.

Ein Softwarewechsel ist nicht nötig: Die Automatisierung dockt an Ihre bestehenden Tools an.

5. Fehlende Belege automatisch einfordern

Das oft vergessene letzte Glied: Belege, die nie eintreffen. Durch den Abgleich von Bankauszügen mit den erhaltenen Belegen erkennt das System Transaktionen ohne Beleg und sendet dem Kunden eine höfliche Erinnerung, ohne Ihr Zutun.

Wo anfangen?

Sie müssen nicht alles auf einmal automatisieren. Am rentabelsten ist es, mit den Kunden mit den meisten Belegen zu beginnen, die gewonnene Zeit zu messen und dann schrittweise auszubauen.

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