Comment automatiser la saisie des factures fournisseurs dans une fiduciaire

Dans une fiduciaire, la fin du mois ressemble souvent à la même scène : des piles de factures fournisseurs à recopier dans le logiciel comptable, ligne par ligne. C'est un travail sans valeur ajoutée, source d'erreurs, qui mobilise des collaborateurs qualifiés au moment où ils sont le plus sollicités.

Bonne nouvelle : c'est aussi l'une des tâches les plus faciles à automatiser. Voici comment s'y prendre, concrètement.

1. Centraliser l'arrivée des pièces

Avant même de parler d'OCR, le premier gain vient de l'ordre. Tant que les clients envoient leurs justificatifs par e-mail, WhatsApp, courrier ou clé USB, quelqu'un doit les trier à la main.

La solution consiste à créer un point d'entrée unique par client : une adresse e-mail dédiée ou un dossier partagé. Chaque pièce qui y arrive est automatiquement renommée, classée par client et par mois, et prête à être traitée.

2. Extraire les données avec l'OCR

La reconnaissance de caractères (OCR) lit la facture et en extrait les informations utiles :

• le fournisseur et son numéro IDE
• la date et le numéro de facture
• les montants HT, TVA et TTC
• l'IBAN ou la référence QR pour le paiement

Les outils actuels reconnaissent très bien les factures QR suisses, qui contiennent déjà l'essentiel des données sous forme structurée. Pour les autres formats, l'extraction s'améliore au fil des factures d'un même fournisseur.

3. Garder une étape de validation

Automatiser ne veut pas dire perdre le contrôle. Les données extraites sont présentées au collaborateur pour validation avant d'être comptabilisées : il vérifie en quelques secondes au lieu de tout ressaisir.

Les cas incertains (montant illisible, fournisseur inconnu) sont signalés automatiquement. Le temps humain se concentre là où il est vraiment utile.

4. Pré-imputer et envoyer vers le logiciel comptable

Une fois validée, la facture est envoyée vers le logiciel comptable que vous utilisez déjà : Bexio, Abacus, Banana ou Sage. Pour les fournisseurs récurrents, le compte de charge et le code TVA peuvent être proposés automatiquement à partir de l'historique.

Aucun changement de logiciel n'est nécessaire : l'automatisation se branche sur vos outils existants.

5. Relancer automatiquement les pièces manquantes

Dernier maillon souvent oublié : les justificatifs qui n'arrivent jamais. En comparant les relevés bancaires aux pièces reçues, le système peut identifier les transactions sans justificatif et envoyer une relance polie au client, sans intervention de votre part.

Par où commencer ?

Inutile de tout automatiser d'un coup. Le plus rentable est de commencer par les clients qui génèrent le plus de pièces, de mesurer le temps gagné, puis d'étendre progressivement.

Atech accompagne les fiduciaires de Suisse romande dans cette démarche : un audit gratuit de 20 minutes permet d'identifier ce qui peut être automatisé chez vous et avec quels outils.